働き方の一つとして今や主流となったテレワーク。そのテレワーク上でWEB会議が行われることも増えてきました。直接対面ではなく、オンライン上でできる会議の新しい手段として利用されていますが、会議をスムーズに進めるうえで気を付けるべき注意点があります。
カメラの角度を事前にチェックする
WEB会議前にカメラの角度を事前に確認しましょう。カメラが顔に近すぎると顔がアップに映り込みますし、反対にカメラが遠いと表情が見えない場合があります。カメラが下の位置にあると、無意識に相手を見下すような姿勢になるので注意しましょう。
会社勤務の方でクライアントや外部の方と会議をする場合、社内メンバーと一度つないでみて、カメラの距離や見え方を確認してみてください。
身だしなみを整える
在宅勤務が長くなると、出社時に比べて身だしなみが疎かになりがちです。寝ぐせや髭など、特にカメラで映り込む部分は綺麗に整えましょう。
服装はビジネスカジュアルがおすすめです。スーツまではいかなくとも、カジュアルシャツにスラックスやチノパンを合わせると、相手に感じが良い印象を与えます。WEB会議は上半身しか映らないぶん下の服装は自由ではありますが、何かの拍子で立ち上がる可能性もあるため、全身を意識したコーディネートで参加しましょう。
周りの音を確認する
自宅でWEB会議を行う場合、テレビや周りの音は自分で調節できますが、オフィス内やカフェなど、Web会議を実施する場所によっては、周りの雑音が入り、会議に影響を与える可能性があります。
人が多い場所でWEB会議を行うと周りの話し声が入る・人が映り込むといったケースが考えられます。オフィスチェアの摩擦音やキーボードをたたく音など、自分が思っている以上に相手に音は伝わっているものです。相手が不快になる環境でないか、事前に確認をしましょう。
音声チェックは忘れずに
WEB会議でとりわけ大事なのは、音声調節です。せっかくパワポや資料を準備しても、声が届かなければ意味がありません。基本的な操作ではありますが、実際会議中に音声が聞こえないと慌ててしまい、うまく操作できない可能性も考えられます。イレギュラーな事態が発生した場合に備え、操作方法のマニュアルを作成し、共有しておくとスムーズに対応できるでしょう。
ゆっくり・はっきり話す
会議で話すときは、いつも以上にゆっくり、かつはっきり話すことを意識してください。WEB会議では、音声や映像の伝わり方がそれぞれの環境によって異なるものです。発言者の声が聞こえないまま会議が進むと、相手は内容をよく理解できないまま話が進んでしまいます。
対面の会議であれば、相手の表情を見ながらもう一度同じ内容を伝えられますが、WEB会議では表情を読み取るのが難しいぶん、相手を置いてきぼりにしがちです。ゆっくり話すと発言者側は話す内容を整理しながら話せる利点もあるので、お互いが気持ち良く過ごせるような会議を目指しましょう。