仕事がなかなか終わらないのは効率が悪いからかもしれません。そこで今回は仕事を効率的に上げる方法を紹介します。
出社したら、その日にやることをスケジューリングする
まずは、出社時にその日のスケジュールを細かく立てましょう。何時までにタスクを終わらせるのか、スケジュール帳に書き込んでいきます。
紙でもスマホでもかまいません。初めにやることをリストアップし、どう進めていくかをスケジュールしていくことが重要です。
優先順位をハッキリさせる
忙しくなるほどタスクは増えていきます。効率的に進めていくには優先順位をつけてから仕事を進めていくことが重要です。
適切に優先順位をつけるには、タスクの重要度と緊急度から考えるといいでしょう。重要度と緊急度が高いタスクはすぐに取り掛かるべきです。
多忙になってくると緊急度は低いけど重要度の高いタスクは、他の緊急度の高いタスクより順位が低くなるので、前もってタスクに取り掛かる時間を作っておきましょう。
ボリュームが大きいタスクは細かくしていく
仕事を効率的に進められる人は、自分が取り込む仕事を細かくして進めています。
ボリュームの大きいタスクがあるなら、やることを並べてみてください。ひとつに見えていたタスクが実は細かいタスクの集まりだったということに気づくでしょう。
こうして並べたタスクを一つひとつスケジューリングしていくことで、仕事の抜け漏れがなくなるだけでなく、高い成果を上げることにつながります。
手を抜けるところは手を抜く
仕事だからといってすべて全力で取り組んでいると心身ともに疲弊していきます。そもそも時間もないでしょう。
仕事において完ぺきが必ずしも正解とは限りません。ある意味、適当でもよしとされる仕事はありますし、重要な仕事のために力を温存しておくのも効率化といえます。
効率的に手を抜くことも覚えましょう。やらないことを決めて整理することも重要ですし、得意な人に割り振るのも手段のひとつです。
また、ツールを使うのも手です。会社で公用化されているツールは、組織や仕事を円滑に進めてくれるでしょう。
公用化されていないツールでも、自分の仕事に必要であるならば、積極的に取り入れてください。プログラミングができるのであれば自分で作るのもアリです。
仕事を効率的に進める方向について紹介しました。なぜか仕事に時間がかかるなら取り入れてみるといいでしょう。効率的に仕事を早く終わらせられれば、残業することなく自分の時間を多く持てるようになります。
自分のやりたいことをするためにも頑張ってください。